Politique de confidentialité

Introduction

BASF Canada Inc. apprécie ses relations avec sa clientèle, ses fournisseurs et ses employés. Elle est déterminée à maintenir la confidentialité et la sécurité de leurs renseignements personnels. Cette politique de confidentialité décrit : (a) comment nous allons recueillir vos renseignements personnels, (b) comment nous allons utiliser vos renseignements personnels, (c) à qui nous pouvons révéler vos renseignements personnels, et (d) comment vous pouvez vérifier et corriger vos renseignements personnels.

Organisations couvertes par cette politique de confidentialité

Cette politique s'applique aux activités de BASF Canada Inc. et de ses filiales canadiennes et régit celles-ci. Ces filiales comprennent, mais non de façon limitative, Automotive Refinish Technologies, Inc. (collectivement " BASF "). Le groupe de compagnies BASF fait référence à BASF et toutes ses sociétés affiliées à travers le monde.

Définition

" Renseignement personnel " signifie des renseignements concernant un individu identifiable, mais ne comprend pas les coordonnées d'un employé d'une organisation (p. ex. : nom, titre, adresse d'affaires, numéro de téléphone d'affaires et courriel d'affaires). Les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements anonymes ou non-personnels (c'est-à-dire des renseignements qui ne peuvent pas être associés à un individu spécifique ou servir à le retracer).

Identification des motifs

Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels concernant nos clients et nos fournisseurs pour les motifs suivants :

• pour élaborer, implanter, commercialiser, promouvoir et vendre des produits, des services et des offres spéciales;
• pour acheter, acquérir et solliciter des produits, des services et des offres spéciales de nos fournisseurs;
• pour gérer nos affaires et fournir des services quotidiens comprenant, mais non de façon limitative, passer des commandes, expédier, livrer, facturer, recouvrer, établir des accords de crédit, établir des rabais, des remises, et des programmes spéciaux, traiter les paiements, gérer les comptes et les activités de la chaîne d'approvisionnement;
• pour examiner et répondre aux demandes et aux plaintes des clients;
• pour établir des relations avec les clients, les fournisseurs et les détaillants et pour communiquer avec les clients, les fournisseurs et les détaillants;
• pour faire de la recherche, développer et améliorer les produits BASF existants et nouveaux, les technologies et les services;
• pour fournir des renseignements aux clients, fournisseurs et détaillants sur les produits et services existants et nouveaux de BASF;
• pour gérer et promouvoir les activités commerciales de BASF, y compris le développement et l’évaluation des plans d’affaires;
• pour étudier et évaluer les tendances et les activités du marché qui ont un impact sur les activités commerciales de BASF;
• pour protéger la sécurité et le bien-être de nos clients, de nos fournisseurs, de nos détaillants et de la communauté et de l'environnement;
• pour administrer et exercer nos droits en vertu d’une entente, et
• pour satisfaire aux exigences de la loi.

Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels concernant nos employés pour les motifs suivants :

• pour recruter, former, évaluer, rémunérer et conserver des travailleurs hautement qualifiés et motivés;
• pour établir et maintenir des relations employeur-employé;
• pour établir et gérer les politiques et les procédures de BASF;
• pour établir, gérer et fournir des rémunérations et des avantages sociaux;
• pour développer, gérer et promouvoir les services aux employés;
• pour développer, gérer et fournir des outils et des ressources aux employés;
• pour gérer et promouvoir les activités commerciales de BASF;
• pour protéger la sécurité et le bien-être de nos employés, de la communauté et de l'environnement;
• pour satisfaire aux exigences de la loi.

Consentement

Nous recueillerons, utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels seulement avec votre consentement, sauf lorsque le fait d'obtenir un tel consentement serait inapproprié ou tel que la loi le permet ou l'exige. Dépendamment de la sensibilité des renseignements personnels que nous recueillons de vous, votre consentement à la collecte, l'utilisation et (ou) la divulgation peut être express ou tacite.

Habituellement, nous demanderons votre consentement pour utiliser et (ou) révéler vos renseignements personnels au moment où nous les recueillons. Dans certaines circonstances, nous pouvons demander le consentement après la collecte de vos renseignements personnels mais avant que nous les utilisions (p. ex. : si nous voulons utiliser vos renseignements personnels pour des motifs différents de ceux que nous avions identifiés antérieurement).

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et préavis raisonnable. Toute communication concernant le retrait de votre consentement ou tout changement à votre consentement doit être faite par écrit et adressée à notre officier de la protection de la vie privée.

Nous considérons qu'à moins que vous nous avisiez du contraire, en recevant ou examinant cette politique de confidentialité ou en continuant à faire des affaires ou à communiquer avec nous, vous avez consenti à la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels, tels que décrits dans cette politique de confidentialité.

Dans la majorité des cas, nous recueillerons les renseignements personnels directement des personnes concernées. Le cas échéant, il est possible que nous fassions appel à d’autres organisations, telles que nos distributeurs ou les détaillants de nos produits, pour recueillir des renseignements personnels pour nous.

Utilisation limitée des renseignements personnels, divulgation et conservation

Nous utiliserons vos renseignements personnels :

• a) pour tous les motifs décrits dans cette politique de confidentialité;
• b) pour tout autre motif pour lequel nous avons obtenu votre consentement (exprès ou tacite);
• c) tel qu'exigé ou permis par la loi.

Nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des tierces parties dans les circonstances suivantes :

• a) vous avez donné votre consentement;
• b) à nos filiales et autres membres du Groupe de compagnies BASF pour les motifs décrits dans cette politique de confidentialité;
• c) à des tierces parties qui nous fournissent des services ou qui fournissent des services en notre nom pour les motifs décrits dans cette politique de confidentialité;
• d) tel que la loi l'exige ou le permet, y compris mais non de façon limitative, pour se soumettre à une ordonnance de la cour, se conformer à une loi ou un règlement et aider à une enquête des autorités policières;
• e) pour administrer ou exercer nos droits en vertu d’une entente;
• f) lors de situations d'urgence qui menacent la vie, la santé ou la sécurité d'un individu, de la communauté ou de l'environnement;
• g) en cas de changement de propriétaire, de vente, de fusion, de liquidation, de réorganisation ou d'acquisition de BASF ou d'une unité commerciale ou un service de BASF, vos renseignements personnels peuvent être transmis comme faisant partie de la transaction, en autant que la partie qui acquiert vos renseignements personnels convient d'être liée par les modalités de cette politique de confidentialité.

Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux besoins identifiés ou tel que la loi le permet ou l'exige.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels à quiconque sans votre consentement.

Sécurité

Nous protégerons vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification.

Nos méthodes de protection comprendront des mesures physiques (par exemple: des classeurs fermés à clé et l'accès restreint aux bureaux ou aux espaces désignés), des mesures organisationnelles (par exemple : attestation de sécurité, accès limité sur le principe du besoin de connaître) et des mesures technologiques (par exemple : l'utilisation de mots de passe, de coupe-feu et de cryptage).

Lorsque nous faisons appel à des tiers pour nous fournir des services, nous employons des moyens contractuels afin d'assurer qu’un niveau comparable de protection est maintenu pendant que les renseignements personnels sont en la possession de la tierce partie. Dans certains cas, ces tierces parties peuvent être situées à l’extérieur du Canada (par exemple aux États-Unis) et les renseignements personnels peuvent être soumis aux lois de ce pays et aucune disposition contractuelle ne peut annuler l’effet de ces lois. De façon semblable aux lois canadiennes, les organismes chargés de l’application de la loi ou autres autorités gouvernementales aux États-Unis ou dans d'autres juridictions peuvent obtenir l'accès aux renseignements personnels mais seulement là où l'accès est autorisé par la loi canadienne, la loi des États-Unis, ou la loi de la juridiction applicable. La confidentialité et la sécurité de l'information sont des considérations essentielles pour BASF dans tout accord d'approvisionnement avec des tiers, à l'extérieur et à l’intérieur du Canada.

Exactitude

Nous ferons tous les efforts possibles pour assurer que vos renseignements personnels sont exacts, complets et actualisés autant qu'il est nécessaire suivant les besoins pour lesquels ils seront utilisés.

Si vos renseignements personnels changent, veuillez nous en informer.

Accès individuel

Sur demande écrite à notre officier de protection de la vie privée, nous vous informerons sur la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels et nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels. Vous pouvez contester l'exactitude et le caractère complet de vos renseignements personnels et les faire modifier le cas échéant.

Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable.

Tel que permis ou exigé par la loi, nous pouvons refuser ou ne pas pouvoir vous donner accès à tous vos renseignements personnels. Ceci peut survenir dans une variété de situations, y compris, mais non de façon limitative, lorsque les renseignements contiennent des références à d'autres individus ou contiennent des renseignements commerciaux confidentiels qui ne peuvent être séparés des documents; lorsque les renseignements sont recueillis dans le cadre d'une enquête sur la violation d'un accord ou de lois fédérales ou provinciales; lorsque les renseignements sont recueillis lors d'un règlement formel de différent et lorsque les renseignements sont assujettis au privilège du secret professionnel entre client et avocat.

Dans certaines circonstances, vos renseignements personnels peuvent avoir été détruits, effacés ou rendus anonymes conformément à nos obligations et pratiques en matière de conservation de documents.

Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous informerons de la raison, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

Responsabilisation, transparence et conformité

Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels sous notre contrôle.

Nous avons désigné un officier de la protection de la vie privée qui est responsable d'assurer la conformité à cette politique de confidentialité, de même que de répondre aux questions et aux inquiétudes des individus. Si vous avez des questions ou des inquiétudes face à cette politique de confidentialité ou à nos procédures, veuillez contacter notre officier de la protection de la vie privée à l'adresse Privacy_Officer@basf.com.

Modifications à cette politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment et pour toute raison. Nous afficherons tout changement à cette politique de confidentialité par avance sur notre site Web à l'adresse www.basf.ca. Nous vous suggérons d'y faire référence de façon régulière.

Cette politique de confidentialité a été modifiée le 1er décembre 2010.